Q&A subsidieprocedure

Uw organisatie moet ingeschreven staan in de KvK als een NV, BV, stichting of vereniging. Is uw organisatie een Eenmanszaak, Vennootschap onder Firma (vof), maatschap of een Commanditaire Vennootschap, kunt u niet meedoen met een project.

Rechtspersoonlijkheid betekent dat de organisatie zelfstandig bevoegd is om te handelen zoals u zelf kunt als privépersoon. De organisatie kan dan bijvoorbeeld opdrachten aangaan, onroerende zaken (gebouwen, grond etc.) aanschaffen, leningen aangaan en giften en donaties ontvangen. De bestuurder(s) van de organisatie zijn niet privé aansprakelijk als er dingen fout gaan. Indien u dus als bestuurder (eigenaar) van uw organisatie deze zaken als privépersoon moet regelen, heeft uw organisatie geen rechtspersoonlijkheid.

Iedere organisatie kan meedoen, zolang er een penvoerder is die de aanvraag mag indienen. Er is wel in de regeling opgenomen, dat alleen organisaties met rechtspersoonlijkheid, samen met een penvoerder, subsidie kunnen aanvragen. Bent u een N.V., B.V., vereniging of stichting? Dan is de kans groot dat u kunt meedoen met een project. Ook onderwijsinstellingen en overheidsinstanties kunnen meedoen.

Een penvoerder is één van de deelnemers bij een project die namens de andere projectdeelnemers optreedt als aanvrager van de subsidie. Elke deelnemer in het project, die ook subsidieaanvrager is, moet deze penvoerder machtigen om namens de samenwerkingspartner op te treden richting de subsidieverstrekker.

Subsidie wordt verstrekt aan projecten/activiteiten die helpen de doelen van de Regio Deal te behalen. De Regio Deal is gesloten tussen het Rijk en een aantal partijen. Deze partijen hebben voor de uitvoering van de Regio Deal een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met elkaar. Elke partij/organisatie die deze samenwerkingsovereenkomst heeft ondertekend mag als penvoerder een subsidieaanvraag indienen. Andere organisaties niet. Heeft uw organisatie de samenwerkingsovereenkomst ondertekend? Zo ja, dan kunt u subsidie aanvragen en bent u penvoerder.  Een aanvraag moet echter altijd ingediend worden door tenminste drie organisaties. De penvoerder moet dus nog twee andere organisaties vinden om mee te kunnen doen. Deze organisaties hoeven de samenwerkingsovereenkomst Regio Deal Sierteelregio niet te hebben ondertekend. Wel moet de penvoerder met zijn samenwerkingspartners een eigen samenwerkings-overeenkomst sluiten. Hiervoor is een format beschikbaar.

Dit is afhankelijk van hoeveel adviezen er op dat moment worden ingediend. U kunt in de meeste gevallen binnen 3 weken een antwoord verwachten.

Een aanvraag voor een preadvies kunt u per mail indienen bij regiodeal@alpenaandenrijn.nl. Het is belangrijk dat u voldoende informatie aanlevert. Hoe minder informatie, hoe minder u heeft aan het afgegeven advies. Documenten die u minimaal meestuurt zijn het projectplan en het begrotings- en dekkingsplan.

Een preadvies is geen subsidieaanvraag en is geen verplicht onderdeel van de aanvraag. Het biedt u de mogelijkheid om uw projectplan en begroting te laten toetsen aan de doelen van de subsidieregeling. Bij een preadvies ontvangt u advies over de mate waarin het project past bij de doelen van de subsidieregeling. U krijgt inzicht in de vraag of uw project een redelijke kans maakt dat het subsidie krijgt. Een preadvies kan ook tips bevatten hoe u uw subsidieaanvraag (nog) beter kunt maken. Heeft u uw subsidieaanvraag al bijna klaar? Hoe meer documenten u aanlevert bij een preadvies, hoe meer tips u krijgt wat beter kan.

Aan een preadvies kunt u geen rechten ontlenen. Het is een globale toets of uw project of projectidee inhoudelijk past. Een subsidieaanvraag bestaat uit meer documenten en wordt getoetst aan alle regels die in de subsidieregeling zijn opgenomen. Een preadvies kijkt slechts naar de inhoudelijke doelen.

Stuur ons voor het aflopen van de termijn een verzoek om de aanlevertermijn te verlengen. Geef daarbij aan waarom het u niet lukt om de stukken binnen de gestelde termijn aan te leveren. Als wij akkoord gaan, wordt de termijn verlengd (met een redelijke termijn).

Wanneer de gevraagde stukken niet binnen de gestelde termijn worden aangeleverd, zijn wij genoodzaakt uw aanvraag buiten behandeling te stellen. Alle stukken zijn belangrijk bij een beoordeling en het is niet mogelijk om een oordeel te geven als er informatie ontbreekt.

Is uw ingediende aanvraag (nog) niet compleet? U krijgt van ons een brief of mail met het verzoek om uw aanvraag compleet te maken. Normaal gesproken wordt er een termijn gesteld van 14 dagen om uw aanvraag aan te vullen. Dit is afhankelijk van de omvang van de gevraagde aanvulling.

Dit kan op verschillende momenten. Als u de subsidieaanvraag heeft ingediend, ontvangt u een ontvangstbevestiging van de gemeente Alpen aan den Rijn. Is uw aanvraag niet compleet, nemen wij contact op om de benodigde stukken op te vragen. Als uw aanvraag compleet is, ontvangt u van ons een besluit binnen 22 weken na ontvangst van uw aanvraag. Dit is de uiterste termijn voor ons om een besluit te nemen. Ons streven is om dit besluit eerder al te kunnen nemen.

U kunt jaarlijks subsidie aanvragen vanaf 1 januari tot en met 31 december. Dit kunt u doen in 2026, 2027 en 2028. Ieder jaar komt een nieuw budget beschikbaar. Daarbij geldt: wie het eerst komt, het eerst maalt.

Op de website www.sierteeltregio.nl vindt u informatie over het indienen van een subsidieaanvraag. Er is een gedigitaliseerd aanvraagformulier en er staat al een aantal documenten (formats) voor u klaar. Deze formats zijn documenten die bij de aanvraag meegestuurd moeten worden. Heeft u alle benodigde documenten ingevuld en voorzien van de gevraagde handtekeningen? Dan kunt u deze uploaden bij het aanvraagformulier en versturen naar regiodeal@alphenaandenrijn.nl.

Het is belangrijk dat alle handtekeningen worden gezet door een tekenbevoegde. Als uit een KvK-uittreksel niet duidelijk is dat de ondertekenaar ook bevoegd is, stuur dan een mandaatregeling mee. De documenten die ondertekend moeten worden zijn:

• Het aanvraagformulier (door de penvoerder)
• De samenwerkingsovereenkomst (door alle projectpartners)
• De de-minimisverklaring (indien deze van toepassing is)

De gevraagde documenten zijn allemaal nodig om te kunnen controleren of de subsidieaanvraag voldoet aan alle voorwaarden die zijn opgenomen in de subsidieregeling. Sommige documenten zijn bijvoorbeeld nodig om te kunnen beoordelen of het project past bij de doelen en activiteiten van de subsidieregeling.  Met het begrotings- en dekkingsplan kunnen wij controleren of de kosten redelijk en subsidiabel zijn. Ook kunnen wij toetsen of er voldoende dekking is en welke partner welke kosten maakt. Sommige documenten zijn nodig om te beoordelen of er rechtmatig staatssteun kan worden verleend.  Alle gevraagde documenten zijn dus noodzakelijk om tot een besluit te komen over uw subsidieaanvraag.

Bent u Btw-plichtig en kunt u Btw verrekenen? Dan is Btw uitgesloten als subsidiabele kosten. U kunt de betaalde Btw namelijk verrekenen met de ontvangen Btw. Dit levert geen extra kosten op voor het project. Kunt u Btw niet verrekenen, dan is het kostenverhogend voor het project. In dat geval telt niet-verrekenbare Btw als subsidiabele kosten.

Soms komt het voor dat er ook inkomsten zijn bij het uitvoeren van een project. Dit kan bijvoorbeeld als u bijeenkomsten of trainingen organiseert binnen het project en mensen betalen voor toegang of een training. Deze inkomsten zet u in de begroting. De projectkosten is het totaal aan kosten minus de verwachte inkomsten.  Inkomsten zijn dus nooit dekking en tellen niet mee als cofinanciering.

De totale kosten van een project zijn de uitgaven die u moet doen voor alle zaken die nodig zijn om het project uit te voeren. Misschien moet u een projectleider inhuren, of heeft u een projectleider binnen uw organisatie. Soms moeten er materialen of apparatuur aangeschaft worden. Dit zijn allemaal kosten die nodig zijn voor het project. In de begroting worden al deze kosten opgenomen, los van vraag waar het geld vandaan komt om deze kosten te betalen.

Als dekking moet hetzelfde bedrag beschikbaar zijn als dat er kosten begroot zijn. De dekking zegt dus iets over waar het geld vandaan komt om de begrote kosten te kunnen betalen. Is de dekking minder dan de begrote kosten, dan is de kans dat het project doorgaat, zeer klein. U heeft namelijk nog onvoldoende geld beschikbaar om het project uit te kunnen voeren.

De dekking van de begrote kosten is voor maximaal 50% van de begrote kosten de subsidie die u bij ons aanvraagt. Van de overige kosten kan de dekking verschillend zijn. Misschien heeft u een lening aangevraagd, of heeft u ook andere subsidies toegewezen gekregen. Heeft u zelf al iemand binnen uw organisatie die projectleider kan zijn? Dan kunt u deze persoon ook om niet het project laten leiden. De door deze persoon gemaakte uren kunnen dan tegen € 105 per uur worden opgevoerd als dekking. Dit heet dan cofinanciering in natura.

Nee, u mag geen kosten opvoeren die niet-subsidiabel zijn. Ook niet als u deze als cofinanciering wilt inbrengen.

Subsidiabele kosten zijn alle kosten in de begroting die volgens de subsidieregeling Regio Deal Sierteeltregio mogen. De subsidieregeling stelt ook dat de subsidie maximaal 50% van deze kosten is. U dient dus 50% cofinanciering zelf in te brengen om de overige 50% van de subsidiabele kosten te kunnen betalen. Opgeteld heeft u dan voldoende geld om het project te kunnen financieren. Als kosten niet subsidiabel zijn volgens de subsidieregeling, tellen deze kosten dus ook niet mee als cofinanciering.

Staatssteunanalyses vragen veel juridische kennis. Het is daarom zeer aan te raden om een jurist met staatssteunervaring in te huren om een analyse op te stellen.

Kan uw organisatie geen de-minimisverklaring ondertekenen? Dan is er een staatssteunanalyse nodig. Met een staatssteunanalyse wordt eerst onderzocht of er sprake is van staatssteun. Hier kan in een beperkt aantal gevallen sprake van zijn. Als er sprake is van staatssteun, wordt onderzocht of er een vrijstelling mogelijk is voor de activiteiten van het project. In de staatssteunanalyse wordt alles juridisch uitgezocht en onderbouwd.

De de-minimisverklaring is een verklaring waarin de subsidieaanvrager aangeeft dat de onderneming in de laatste drie belastingjaren minder dan € 300.000 aan steun heeft gekregen. Met het deel van de aangevraagde subsidie voor deze onderneming mag het plafond van de de-minimis niet overschreden worden.

Staatssteun is Europese wetgeving om oneerlijke concurrentie binnen Europa tegen te gaan. Overheden kunnen niet elke ondernemer zomaar geld geven (bv. Subsidie). In principe is elke steun aan ondernemers (organisaties die een economische activiteit uitvoeren) onrechtmatig. Hierop zijn een aantal uitzonderingen gemaakt. Een ondernemer mag bijvoorbeeld binnen drie belastingjaren maximaal € 300.000 aan overheidssteun ontvangen. Voor het produceren van landbouwproducten en bijvoorbeeld visserij gelden andere bedragen. Verder zijn er de AGVV en de LVV. Dit zijn twee verordeningen waarin veel vrijstelling is opgenomen. Past uw project bij een vrijstelling, dan kan er toch subsidie worden verstrekt. Deze subsidie kan dan rechtmatig verstrekt worden.

De subsidie wordt altijd aan de penvoerder uitbetaald. De penvoerder is verantwoordelijk voor het doorbetalen van de subsidie aan de andere projectpartners.

De subsidie wordt uitbetaald in voorschotten. Het aantal voorschotten is afhankelijk van de duur van het project. Als een project korter duurt dan 1 jaar, zal een groot deel van de toegezegde subsidie in één voorschot uitbetaald worden na de subsidieverlening. Duurt een project langer dan een jaar, zullen er jaarlijkse voorschotten worden uitbetaald.

In de verleningsbeschikking wordt opgenomen hoe de subsidie wordt uitbetaald. Het doel is om het eerste voorschot zo snel mogelijk uit te betalen na het versturen van de verleningsbeschikking.